Polityka HR

Informacja o ochronie prywatności dla kandydatów do pracy, pracowników i byłych pracowników

Niniejsza informacja o ochronie prywatności wyjaśnia, dlaczego Himalaya gromadzi informacje o Tobie (kandydatach do pracy, pracownikach i byłych pracownikach) oraz w jaki sposób te informacje mogą być wykorzystywane.

Jako administrator danych, Himalaya ponosi odpowiedzialność za uczciwe przetwarzanie danych zgodnie z RODO. Oznacza to zapewnienie, że Twoje dane osobowe są przetwarzane w sposób bezpieczny, przejrzysty i zgodny z Twoimi uzasadnionymi oczekiwaniami. Zgodnie z RODO, ważne jest, aby osoby, których dane dotyczą, były świadome i rozumiały sposób przetwarzania ich danych osobowych, ich prawa jako osób, których dane dotyczą, oraz środki do ich egzekwowania.

Rodzaje gromadzonych/przetwarzanych informacji

Potencjalni kandydaci:

Himalaya otrzymuje życiorysy kandydatów, którzy ubiegają się o oferty pracy na zewnętrznych portalach rekrutacyjnych. Dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, zdjęcie, numer telefonu, adres e-mail, historia zatrudnienia, dane edukacyjne i inne dane osobowe, będą gromadzone za pośrednictwem życiorysów. Możemy również gromadzić dane osobowe podczas naszych rozmów kwalifikacyjnych. W przypadku wybranych osób do zatrudnienia możemy również zażądać dodatkowych danych osobowych, takich jak numer dowodu tożsamości i dane adresowe, w celu przygotowania umów o pracę.

Pracownicy

Himalaya gromadzi, przetwarza i przechowuje następujące atrybuty danych osobowych pracowników w ramach umów o pracę: Imię, nazwisko, kod identyfikacyjny lub inny numer dowodu tożsamości w danym kraju, zarejestrowany adres, dane konta bankowego, numer telefonu, dokument o stanie zdrowia, a w stosownych przypadkach zezwolenie na pracę. Himalaya tworzy również atrybuty danych osobowych, takie jak kod pracownika i adres e-mail.

Byli pracownicy

Zgodnie z przepisami prawa pracy, Himalaya jest zobowiązana do przechowywania kilku dokumentów zawierających dane osobowe w aktach personalnych pracowników. Poniżej przedstawiono atrybuty danych osobowych, które są przetwarzane w ramach tej działalności: Umowa i załączniki do umowy, wniosek o urlop macierzyński, wniosek o urlop, wniosek o urlop bezpłatny, wniosek o inny płatny urlop, list uznania pracownika, rezygnacja pracownika, obowiązkowy dokument badania lekarskiego.

Dlaczego gromadzimy/przetwarzamy Twoje dane osobowe

Poniżej przedstawiono czynności przetwarzania danych wykonywane w Himalayi wraz z podstawą prawną i celem.

Jak długo dane będą przechowywane?

Potencjalni kandydaci:

Ustaliliśmy okres przechowywania Twoich CV na 12 miesięcy. Po tym okresie usuniemy wszystkie CV.

Pracownicy i byli pracownicy:

Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe zgodnie z wymogami przepisów prawa pracy obowiązujących w Twojej jurysdykcji.

W jaki sposób zachowujemy poufność Twoich danych?

Zobowiązujemy się do ochrony Twojej prywatności i będziemy wykorzystywać zebrane informacje wyłącznie zgodnie z prawem, zgodnie z RODO i innymi obowiązującymi przepisami. Cały nasz personel przechodzi odpowiednie i ciągłe szkolenia, aby zapewnić, że jest świadomy swoich osobistych obowiązków i ma umowne zobowiązania do zachowania poufności, egzekwowalne poprzez procedury dyscyplinarne. Tylko ograniczona liczba upoważnionych pracowników ma dostęp do danych osobowych, zarówno elektronicznych, jak i fizycznych, tam gdzie jest to odpowiednie dla ich roli i ściśle w oparciu o zasadę "potrzeby dostępu". Himalaya wdrożyła również szereg wewnętrznych kontroli, które zapewniają strukturę sposobu przechowywania, zarządzania, przesyłania i ostatecznie niszczenia danych.

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Potencjalni kandydaci:

Twoje dane osobowe będą udostępniane wewnętrznie naszym kierownikom ds. rekrutacji (w UE), dyrektorowi generalnemu - Europa (w UE), odpowiedniemu zespołowi (tam, gdzie jest wolne stanowisko) oraz kierownikowi ds. HR (z siedzibą w ZEA) w celu rekrutacji.

Pracownicy:

Twoje dane osobowe będą udostępniane następującym kategoriom osób trzecich:

• dostawcom usług przetwarzania płac w celu obliczania miesięcznych wynagrodzeń
organom podatkowym w celu rozliczania podatków agencjom ubezpieczeniowym

Byli pracownicy:

Udostępnimy Twoje dane osobowe Twojemu obecnemu pracodawcy, jeśli wyślesz nam prośbę o przeniesienie Twoich danych osobowych do Twojego obecnego pracodawcy lub rekrutera.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Poniższa tabela przedstawia różne prawa osoby, której dane dotyczą, które mają zastosowanie do każdej kategorii osoby, której dane dotyczą, wraz ze sposobami ich realizacji.

Aktywność przetwarzania danych	Podstawa prawna i cel
Gromadzenie i przetwarzanie CV potencjalnych kandydatów.	Uzasadniony interes: W celu rekrutacji odpowiedniego kandydata.
Gromadzenie i przechowywanie dodatkowych danych osobowych za pośrednictwem wiadomości e-mail od wybranych pracowników.	Przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia umowy z podmiotem danych: W celu przygotowania umów o pracę.
Gromadzenie, przechowywanie i przekazywanie (innym zespołom, takim jak IT, administracja, finanse itp.) danych osobowych w momencie zatrudnienia.	Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy: W celu utworzenia kart dostępu, zasobów IT, identyfikatora e-mail, identyfikatora pracownika i wypłaty wynagrodzenia, które są zgodne z klauzulami umowy o pracę
Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej. Te dokumenty medyczne dostarczą nam jedynie informacji o tym, czy stan zdrowia pracownika jest odpowiedni do pracy.	Zgodność z obowiązkiem prawnym: Wymagane zgodnie z przepisami prawa pracy.
Przetwarzanie i przekazywanie danych osobowych pracowników, danych o czasie pracy/obecności stronom trzecim zajmującym się przetwarzaniem płac	Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy: W celu obliczenia miesięcznych wynagrodzeń, które są zgodne z klauzulami umowy o pracę
Przetwarzanie i przekazywanie danych pracowników organom podatkowym i prawnym	Zgodność z obowiązkiem prawnym: Wymagane zgodnie z lokalnymi systemami/przepisami podatkowymi
Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych do zarządzania programami HR (np. zarządzanie wydajnością, nauka i rozwój)	Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy: Zgodnie z klauzulami umowy o pracę
Gromadzenie, przetwarzanie, przechowywanie i przekazywanie danych osobowych (do funkcji wewnętrznych w celu procesu odejścia, organów podatkowych, organów prawnych) odchodzących pracowników w celu zarządzania odejściami	Zgodność z obowiązkami prawnymi: Przekazywanie danych organom podatkowym i prawnym. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy: Pozostałe czynności przetwarzania
Przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe w aktach osobowych w celu zarządzania sprawami kadrowymi	Zgodność z obowiązkiem prawnym: Wymagane zgodnie z przepisami prawa pracy.

 

 

Osoba, której dane dotyczą	Obowiązujące prawa osoby, której dane dotyczą	Sposób realizacji
Potencjalni kandydaci	Prawo dostępu; Prawo do aktualizacji; Prawo do usunięcia.	Kontaktując się z naszym zespołem ds. ochrony danych.E: privacy.team@himalayawellness.com
Pracownicy	Prawo dostępu; Prawo do aktualizacji/sprostowania;	Kontaktując się z lokalnym HR lub logując się do Success Factors
Byli pracownicy	Prawo dostępu; Prawo do przenoszenia danych;	Kontaktując się z naszym zespołem ds. ochrony danych. W celu przeniesienia danych, będziemy potrzebować adresu e-mail Twojego obecnego pracodawcy/rekrutera.

Twoje prawo do złożenia skargi

Jeśli masz skargę dotyczącą wykorzystywania Twoich informacji, w pierwszej kolejności preferujemy bezpośredni kontakt z nami, abyśmy mogli rozpatrzyć Twoją skargę. Jeśli masz jakiekolwiek konkretne obawy dotyczące ochrony danych lub skargę, możesz skierować ją do naszego zespołu ds. prywatności pod adresem privacy.team@himalayawellness.com Mamy nadzieję, że uda nam się rozwiązać wszelkie Twoje obawy. Masz jednak prawo do złożenia skargi w dowolnym momencie do organu nadzorczego, w szczególności do państwa członkowskiego Twojego miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

Aktualizacje niniejszej Informacji o ochronie prywatności

Regularnie przeglądamy i, jeśli to konieczne, aktualizujemy niniejszą Informację o ochronie prywatności od czasu do czasu, w miarę rozwoju naszych usług i wykorzystania danych osobowych. Jeśli zechcemy wykorzystać Twoje dane osobowe w sposób, którego wcześniej nie określiliśmy, skontaktujemy się z Tobą, aby przekazać informacje na ten temat i, w razie potrzeby, poprosić o Twoją zgodę.