Personalrichtlinien

Datenschutzerklärung für Bewerber, Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter

Diese Datenschutzerklärung erläutert, warum Himalaya Informationen über Sie (Bewerber, Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter) erhebt und wie diese Informationen verwendet werden dürfen.

Als Datenverantwortlicher trägt Himalaya gemäß der DSGVO die Verantwortung für die faire Verarbeitung. Das bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten sicher, transparent und in einer Weise behandelt werden, die Sie vernünftigerweise erwarten würden. Gemäß der DSGVO ist es wichtig, dass betroffene Personen über die Art und Weise, wie ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ihre Rechte als betroffene Personen und die Mittel zu deren Ausübung informiert werden und diese verstehen.

Arten von Informationen, die wir sammeln/verarbeiten

Potenzielle Bewerber:

Himalaya erhält Lebensläufe von Kandidaten, wenn diese sich über Jobportale Dritter auf Stellenangebote bewerben. Personenbezogene Daten wie Name, Nachname, Foto, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, beruflicher Werdegang, Bildungsdetails und andere personenbezogene Daten werden über die Lebensläufe gesammelt. Wir können auch personenbezogene Daten während unserer Vorstellungsgespräche sammeln. Wir können auch zusätzliche personenbezogene Daten wie die nationale ID und Adressinformationen von ausgewählten Kandidaten anfordern, um Arbeitsverträge vorzubereiten.

Mitarbeiter

Himalaya sammelt, verarbeitet und speichert die folgenden personenbezogenen Daten von Mitarbeitern im Rahmen seiner Arbeitsverträge: Name, Nachname, ID-Code oder andere Identitätsnachweisnummer im jeweiligen Land, registrierte Adresse, Bankverbindung, Telefonnummer, Gesundheitszeugnis und gegebenenfalls Arbeitserlaubnis. Himalaya erstellt auch personenbezogene Datenattribute wie Mitarbeitercode und E-Mail-ID.

Ehemalige Mitarbeiter

In Übereinstimmung mit den Arbeitsgesetzen ist Himalaya verpflichtet, mehrere Dokumente mit persönlichen Daten in den Personalakten der Mitarbeiter aufzubewahren. Die folgenden personenbezogenen Datenattribute werden im Rahmen dieser Tätigkeit verarbeitet: Vertrag und Vertragsanlagen, Antrag auf Mutterschaftsurlaub, Urlaubsantrag, Antrag auf unbezahlten Urlaub, Antrag auf anderen bezahlten Urlaub, Mitarbeiteranerkennungsschreiben, Mitarbeiterkündigung, obligatorisches Gesundheitszeugnis.

Warum wir Ihre personenbezogenen Daten sammeln/verarbeiten

Im Folgenden sind die Datenverarbeitungsaktivitäten bei Himalaya zusammen mit der Rechtsgrundlage und dem Zweck aufgeführt:

Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Potenzielle Kandidaten:

Wir haben eine Aufbewahrungsfrist von 12 Monaten für Ihre Lebensläufe festgelegt. Danach werden wir alle Lebensläufe löschen.

Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter:

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß den Anforderungen der Arbeitsgesetze Ihrer jeweiligen Gerichtsbarkeit aufbewahren.

Wie wahren wir die Vertraulichkeit Ihrer Aufzeichnungen?

Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und werden die gesammelten Informationen nur rechtmäßig gemäß der DSGVO und anderen anwendbaren Vorschriften verwenden. Alle unsere Mitarbeiter erhalten eine angemessene und fortlaufende Schulung, um sicherzustellen, dass sie sich ihrer persönlichen Verantwortlichkeiten bewusst sind und vertragliche Verpflichtungen zur Wahrung der Vertraulichkeit haben, die durch Disziplinarmaßnahmen durchsetzbar sind. Nur eine begrenzte Anzahl autorisierter Mitarbeiter hat Zugang zu personenbezogenen Daten, sowohl elektronisch als auch physisch, wo dies für ihre Rolle angemessen ist und streng nach dem Need-to-know-Prinzip erfolgt. Himalaya hat auch eine Reihe interner Kontrollen implementiert, die eine Struktur für die Speicherung, Verwaltung, Übertragung und letztendliche Zerstörung von Daten bieten.

Mit wem teilen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Potenzielle Kandidaten:

Ihre personenbezogenen Daten werden intern mit unseren Hiring Managern (innerhalb der EU), dem GM – Europe (innerhalb der EU), dem betreffenden Team (wo die Position offen ist) und dem HR-GM (mit Sitz in den VAE) zum Zweck der Rekrutierung geteilt.

Mitarbeiter:

Ihre personenbezogenen Daten werden mit den folgenden Kategorien von Dritten geteilt:

  • Anbieter für die Gehaltsabrechnung zur Berechnung der Monatsgehälter
    • Steuerbehörden zur Steuererklärung Versicherungsgesellschaften

Ehemalige Mitarbeiter:

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrem aktuellen Arbeitgeber teilen, wenn Sie uns eine Anfrage senden, Ihre personenbezogenen Daten an Ihren aktuellen Arbeitgeber oder Personalvermittler zu übermitteln.

Rechte der betroffenen Person

Die nachstehende Tabelle zeigt die verschiedenen Rechte der betroffenen Personen, die für jede Kategorie von betroffenen Personen gelten, zusammen mit den Mitteln zu deren Ausübung.

Datenverarbeitungsaktivität Rechtsgrundlage und Zweck
Sammeln und Verarbeiten von Lebensläufen potenzieller Bewerber. Berechtigte Interessen: Für die Rekrutierung des richtigen Kandidaten.
Sammeln und Speichern zusätzlicher personenbezogener Daten per E-Mail von ausgewählten Neueinstellungen. Verarbeitung ist notwendig, um einen Vertrag mit der betroffenen Person einzugehen: Für die Erstellung von Arbeitsverträgen.
Sammeln, Speichern und Übertragen (an andere Teams wie IT, Verwaltung, Finanzen usw.) personenbezogener Daten zum Zeitpunkt der Einarbeitung. Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich:x Zum Zweck der Erstellung von Zugangskarten, IT-Assets, E-Mail-ID, Mitarbeiter-ID und Gehaltsüberweisung, die den Klauseln des Arbeitsvertrags entsprechen
Sammeln und Speichern von medizinischen Berichten. Diese medizinischen Berichte geben uns nur Auskunft darüber, ob der Gesundheitszustand eines Mitarbeiters für die Arbeit geeignet ist oder nicht. Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen: Gemäß Arbeitsgesetzen erforderlich.
Verarbeitung und Übertragung von Mitarbeiterdaten, Zeiterfassungs-/Anwesenheitsdaten an externe Gehaltsabrechnungsdienstleister Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich: Für die Berechnung der Monatsgehälter, die den Klauseln des Arbeitsvertrags entsprechen
Verarbeitung und Übertragung von Mitarbeiterdaten an Steuer- und Justizbehörden Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen: Gemäß lokalen Steuersystemen/Gesetzen erforderlich
Sammeln und Verarbeiten personenbezogener Daten für das Personalprogrammmanagement (z.B. Leistungsmanagement, Lernen und Entwicklung) Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich: Gemäß den Klauseln des Arbeitsvertrags
Sammeln, Verarbeiten, Speichern und Übertragen personenbezogener Daten (an interne Funktionen für den Austrittsprozess, Steuerbehörden, Rechtsorgane) von ausscheidenden Mitarbeitern für das Austrittsmanagement Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen: Übermittlung von Daten an Steuerbehörden und Rechtsorgane.
Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich: Restliche Verarbeitungsaktivitäten
Aufbewahrung von Dokumenten mit personenbezogenen Daten in Personalakten für die Personalverwaltung Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen: Gemäß Arbeitsgesetzen erforderlich.

 

 

Betroffene Person Anwendbare Rechte der betroffenen Person Mittel zur Ausübung
Potenzielle Kandidaten Recht auf Zugang;
Recht auf Aktualisierung;
Recht auf Löschung.
 Durch Kontaktaufnahme mit unserem Datenschutzteam.E: privacy.team@himalayawellness.com
Mitarbeiter Recht auf Zugang;
Recht auf Aktualisierung/Berichtigung;
 Durch Kontaktaufnahme mit Ihrer lokalen Personalabteilung oder durch Anmeldung bei Success Factors
Ehemalige Mitarbeiter Recht auf Zugang;
Recht auf Datenübertragbarkeit;
 Durch Kontaktaufnahme mit unserem Datenschutzteam.
Für die Datenübertragbarkeit benötigen wir die E-Mail-ID Ihres aktuellen Arbeitgebers/Personalvermittlers.

Ihr Beschwerderecht

Wenn Sie eine Beschwerde über unsere Verwendung Ihrer Daten haben, würden wir es vorziehen, wenn Sie sich zuerst direkt an uns wenden, damit wir Ihre Beschwerde bearbeiten können. Wenn Sie spezielle Datenschutzbedenken oder eine Beschwerde haben, können Sie sich an unser Datenschutzteam unter privacy.team@himalayawellness.com wenden. Wir hoffen, dass wir alle Ihre Bedenken ausräumen können. Sie haben jedoch jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere bei der Aufsichtsbehörde des Mitgliedstaats Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes der angeblichen Verletzung.

Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung

Wir überprüfen und aktualisieren diese Datenschutzerklärung regelmäßig, falls erforderlich, und wenn sich unsere Dienstleistungen und die Verwendung personenbezogener Daten weiterentwickeln. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf eine Weise verwenden möchten, die wir zuvor nicht identifiziert haben, werden wir Sie kontaktieren, um Ihnen Informationen darüber zu geben und, falls erforderlich, Ihre Zustimmung einzuholen.